Príprava ponúk do verejného obstarávania - aké sú možnosti pre firmy?
Informácie pre firmy o možnostiach prípravy ponúk do verejných obstarávaní
Verejné obstarávanie je náročný proces vyžadujúci mnohé znalosti – či už je to zákon o verejnom obstarávaní, súvisiaca legislatíva, metodické usmernenia, rozpočtovanie a pod.
Ak len plánujete zúčastňovať sa verejných obstarávaní alebo už do verejných súťaží predkladáte ponuky, v podstate máte na výber z týchto možností, ako sa verejných obstarávaní zúčastniť:
1. možnosť: Interná príprava ponúk
2. možnosť: Externá príprava ponúk (outsourcing)
1. možnosť: Interná príprava ponúk do verejného obstarávania
Interná príprava ponúk do verejného obstarávania predstavuje najbežnejší spôsob prípravy ponúk firiem do verejných obstarávaní.
Podstata: Firma zamestnáva osobu/osoby zodpovedné za verejné obstarávanie, ktorá vykonáva všetky činnosti súvisiace s prípravou ponúk a verejným obstarávaním.
Výhody:
- zamestnanci sú prítomní na pracovisku a v prípade voľného času sa môžu venovať iným činnostiam,
- flexibilita a rýchlosť riešenia vzniknutých situácií,
- vyšší pocit kontroly nad procesmi verejného obstarávania.
Nevýhody:
- vyššia finančná náročnosť, nakoľko k mzdovému ohodnoteniu treba pripočítať dovolenky, práceneschopnosť, školenia, vybavenie a pod.
- v prípade práceneschopnosti zamestnanca je nutné zabezpečiť inú zodpovednú osobu, ktorá zastupuje,
- pri väčšom množstva predkladaných ponúk do verejných súťaží je potrebné počítať s viacerými zamestnancami prípadne oddelením verejného obstarávania vrátane právnika, čo značne zvyšuje náklady na verejné obstarávanie.
2. možnosť: Externá príprava ponúk do verejného obstarávania (outsourcing)
Externá príprava ponúk do verejného obstarávania alebo tzv. outsourcing je na Slovensku v podstate novým spôsobom, ako firmy môžu predkladať ponuky do verejných zákaziek. Rast dopytu po službách tohto typu má za následok aj uzákonenie § 49 ods. 5 Zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní, kde sú uvedené informácie, ktoré je v prípade využívania outsourcingu pri príprave ponúk uviesť v samotnej ponuke.
Hoci vo firmách stále prevažuje interná príprava ponúk do verejných súťaží, povedomie o možnosti outsourcingu prípravy ponúk do verejného obstarávania rastie a firmy si začínajú uvedomovať výhody tejto možnosti spolupráce a začínajú ho aj využívať.
Podstata: Firma prenecháva externej spoločnosti všetky činnosti súvisiace s verejným obstarávaním okrem prípravy rozpočtov alebo vrátane rozpočtov.
Výhody:
- verejné obstarávanie realizované bez zamestnancov,
- celá agenda verejného obstarávania bez starostí,
- nižšie celkové náklady oproti internej príprave ponúk,
- vyššia úspešnosť vo verejných súťažiach,
- nižší počet vylúčení oproti internej príprave ponúk,
- jednoduchší prístup k tzv. "iným" osobám, ktorých kapacity sa využívajú pri preukazovaní splnenia podmienok účasti,
- flexibilnejšie riešenie predtým obtiažne riešiteľných úloh pri príprave ponúk.
Nevýhody:
- nižší pocit kontroly nad procesmi verejného obstarávania.
Ktorú možnosť si vybrať?
Využívanie interných kapacít je riešenie vhodné najmä pre malé firmy alebo živnostníkov, ktorí sa zameriavajú na jednoduché zákazky, najmä podlimitné zákazky bez zverejnenia (t.j. zákazky cez 3 ponuky). Administratíva je tu minimálna, súťažné podklady jednoduché a zákazky nevyžadujú hlboké znalosti verejného obstarávania.
Zároveň tento spôsob je vhodný aj pre menšie firmy, kde vedenie rozumie postupom verejnému obstarávaniu a do súťaží sa predkladajú ponuky len sporadicky. V prípade zložitejších ponúk tieto konzultuje s odborníkmi externe.
Externé zabezpečenie prípravy ponúk (outsourcing) je riešením, ktoré prináša výraznú pridanú hodnotu pre všetky typy firiem. Od menších subjektov, ktoré sa verejných súťaží zúčastňujú sporadicky, cez stredné firmy predkladajúce ponuky pravidelne, až po veľké nadnárodné koncerny, ktoré sa sústreďujú na veľké infraštruktúrne projekty spojené s technicky a administratívne náročnou prípravou ponúk.
Prečo zvoliť externého profesionála?
Mnohé firmy si dnes kladú otázku, či sa im vôbec oplatí držať vlastného zamestnanca. Hoci je u nás outsourcing v tejto oblasti stále považovaný za netradičný, na Západe (EÚ, USA) ide o bežný štandard.
Hlavným argumentom je efektivita: vy sa sústredíte na svoje jadro podnikania, zatiaľ čo špecializovaná firma vám vďaka vysokej odbornosti zabezpečí lepšie výsledky a nižšie celkové náklady.
Špecializované firmy zameriavajúce sa na predkladanie ponúk a poradenstvo vo verejnom obstarávaní ako UCHÁDZAČ.SK dosahujú pri predkladaní ponúk v porovnaní s uchádzačmi samotnými vyššiu odbornosť, lepšie výsledky a nižšiu nákladovosť.Čo dokážeme poskytnúť našim klientom?
Našou špecializáciou je verejné obstarávanie. Venujeme sa tejto činnosti od roku 2012, prešli sme tisíckami verejných obstarávaní, podali sme viac ako tisíc ponúk v mene uchádzačov, pracovali sme v poradenských firmách, na strane kontrolných orgánov verejných obstarávaní, na ministerstvách. V našom teame sú právnici, ekonómovia, projektoví manažéri a špecialisti na verejné obstarávanie. Sústredíme sa len na jednu vec – záujemcov/uchádzačov vo verejnom obstarávaní a ich potreby.
Ponúkame vám profesionálne poradenské služby so zameraním na prípravu ponúk do verejných obstarávaní realizovaný ako outsourcing, zabezpečujeme teda všetky činnosti súvisiace s verejnými obstarávaniami v mene uchádzačov.
Samozrejmosťou je vyhľadávanie obchodných príležitostí – štátnych zákaziek, podľa konkrétnych požiadaviek, či už sa jedná o predmet zákazky, finančný objem alebo konkrétnu oblasť na území SR alebo EÚ.
Poskytujeme profesionálne analýzy, konzultačné a poradenské služby v oblasti verejného obstarávania ale zároveň vám vieme interdisciplinárne pomôcť aj v iných oblastiach podnikateľskej činnosti.
PP Market Insight Analytics™ – našim klientom poskytujeme špeciálne analýzy pre vyššiu úspešnosť vo verejných obstarávaniach.
V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať, sme tu pre vás, pomôžeme vám uspieť v oblasti verejného obstarávania a verejných zákaziek!