Verejné obstarávanie a príprava ponúk - aké sú možnosti pre firmy?
Informácie o možnostiach prípravy ponúk do verejných obstarávaní
Verejné obstarávanie je náročný proces vyžadujúci mnohé znalosti – či už je to zákon o verejnom obstarávaní, súvisiaca legislatíva, metodické usmernenia, rozpočtovanie a pod.
Ak len plánujete zúčastňovať sa verejných obstarávaní alebo už do verejných súťaží predkladáte ponuky, v podstate máte na výber z týchto možností, ako sa verejných obstarávaní zúčastniť:
1. možnosť: Interná príprava ponúk a VO
2. možnosť: Externá príprava ponúk a VO - outsourcing
1. možnosť: Interná príprava ponúk a VO
Interná príprava ponúk do verejného obstarávania predstavuje najbežnejší spôsob prípravy ponúk firiem do verejných obstarávaní.
Podstata: Firma zamestnáva osobu/osoby zodpovedné za verejné obstarávanie, ktorá vykonáva všetky činnosti súvisiace s prípravou ponúk a verejným obstarávaním.
Výhody:
- zamestnanci sú prítomní na pracovisku a v prípade voľného času sa môžu venovať iným činnostiam,
- flexibilita a rýchlosť riešenia vzniknutých situácií,
- vyšší pocit kontroly nad procesmi verejného obstarávania.
Nevýhody:
- vyššia finančná náročnosť, nakoľko k mzdovému ohodnoteniu treba pripočítať dovolenky, práceneschopnosť, školenia, vybavenie a pod.
- v prípade práceneschopnosti zamestnanca je nutné zabezpečiť inú zodpovednú osobu, ktorá zastupuje,
- pri väčšom množstva predkladaných ponúk do verejných súťaží je potrebné počítať s viacerými zamestnancami prípadne oddelením verejného obstarávania vrátane právnika, čo značne zvyšuje náklady na verejné obstarávanie.
2. možnosť: Externá príprava ponúk a VO - outsourcing
Externá príprava ponúk do verejného obstarávania alebo tzv. outsourcing prípravy ponúk alebo outsourcing verejného obstarávania pre uchádzačov je na Slovensku v podstate novým spôsobom, ako firmy môžu predkladať ponuky do verejných zákaziek. Rast dopytu po službách tohto typu má za následok uzákonenie § v Zákone č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní.
Hoci vo firmách stále prevažuje interná príprava ponúk do verejných súťaží, povedomie o možnosti outsourcingu prípravy ponúk do verejného obstarávania rastie a firmy si začínajú uvedomovať výhody tejto možnosti spolupráce a začínajú ho aj využívať.
Podstata: Firma prenecháva externej spoločnosti všetky činnosti súvisiace s verejným obstarávaním okrem prípravy rozpočtov alebo vrátane rozpočtov.
Výhody:
- verejné obstarávanie realizované bez zamestnancov,
- celá agenda verejného obstarávania bez starostí,
- nižšie celkové náklady oproti internej príprave ponúk,
- vyššia úspešnosť vo verejných súťažiach,
- nižší počet vylúčení oproti internej príprave ponúk,
- jednoduchší prístup k tzv. "iným" osobám, ktorých kapacity sa využívajú pri preukazovaní splnenia podmienok účasti,
- flexibilnejšie riešenie predtým obtiažne riešiteľných úloh pri príprave ponúk.
Nevýhody:
- nižší pocit kontroly nad procesmi verejného obstarávania.
Ktorú možnosť si vybrať?
Využívanie interných kapacít je riešenie vhodné najmä pre malé firmy alebo živnostníkov, ktorí sa zúčastňujú najmä podlimitných zákaziek bez zverejnenia, t.j. "zákaziek na 3 ponuky" podľa § 108 Zákona o verejnom obstarávaní. Tento typ zákaziek nevyžaduje hlboké znalosti problematiky verejného obstarávania, súťažné podklady bývajú jednoduché a predkladá sa minimum dokladov.
Zároveň tento spôsob je vhodný aj pre menšie firmy, kde zodpovedná osoba napr. konateľ alebo ekonóm rozumie postupom verejnému obstarávaniu, ponuky sa predkladajú len sporadicky do podlimitných zákaziek a v prípade potreby sa obrátia na poradenskú spoločnosť, ktorá im s riešením akejkoľvek problematickej situácie pomôže.
Využívanie externej poradenskej spoločnosti, čiže možnosť externej prípravy ponúk je vhodné pre všetky typy firiem. Počínajúc od menších, ktoré sa verejných súťaží zúčastňujú len sporadicky, cez stredné firmy podávajúce ponuky skoro každý deň, sústreďujúce sa najmä na podlimitné zákazky, až po veľké spoločnosti s obratom 15+ miliónov eur ročne, ktoré sa sústreďujú na väčšie infraštruktúrne projekty a ročne predkladajú desiatky ponúk do technicky aj administratívne komplikovaných zákaziek.
Pri racionálnom zvažovaní, ktorú možnosť zabezpečenia prípravy ponúk a súvisiacich procesov verejného obstarávania si ako firma vybrať, sa skôr alebo neskôr dostanete k otázke: "Prečo mám zamestnávať vlastného zamestnanca, aké výhody pre mňa má táto možnosť, keď mi všetko dokáže zabezpečiť profesionálna poradenská spoločnosť na vyššej úrovni a zároveň pri nižších nákladoch?"
Kľúčom je vedieť o takejto možnosti externej spolupráce a zároveň aj odvaha vyskúšať pre slovenský trh netradičný spôsob riešenia. V zahraničí je tento spôsob spolupráce tzv. "outsourcing" bežnejší, najmä v západnej Európe a USA, kde si už uvedomujú, že v podnikateľskej činnosti je nutné sa sústrediť len na to najpodstatnejšie – podnikateľskú činnosť samotnú a vedľajšie, či podporné činnosti prenechať špecializovaným firmám, ktoré sa na danú problematiku zameriavajú, dosahujú v nej vysokú odbornosť, lepšie výsledky a nižšiu nákladovosť pre klienta.
Čo dokážeme poskytnúť našim klientom?
Našou špecializáciou je verejné obstarávanie. Venujeme sa tejto činnosti od roku 2012, prešli sme tisíckami verejných obstarávaní, podali sme viac ako tisíc ponúk v mene uchádzačov, pracovali sme v poradenských firmách, na strane kontrolných orgánov verejných obstarávaní, na ministerstvách. V našom teame sú právnici, ekonómovia, projektoví manažéri a špecialisti na verejné obstarávanie. Sústredíme sa len na jednu vec – záujemcov/uchádzačov vo verejnom obstarávaní a ich potreby.
Ponúkame vám profesionálne poradenské služby so zameraním na prípravu ponúk do verejných obstarávaní realizovaný ako outsourcing, zabezpečujeme teda všetky činnosti súvisiace s verejnými obstarávaniami v mene uchádzačov.
Samozrejmosťou je vyhľadávanie obchodných príležitostí – štátnych zákaziek, podľa konkrétnych požiadaviek, či už sa jedná o predmet zákazky, finančný objem alebo konkrétnu oblasť na území SR alebo EÚ.
Poskytujeme profesionálne analýzy, konzultačné a poradenské služby v oblasti verejného obstarávania ale zároveň vám vieme interdisciplinárne pomôcť aj v iných oblastiach podnikateľskej činnosti.
Market insight analytics – našim klientom poskytujeme špeciálne analýzy pre vyššiu úspešnosť vo verejných obstarávaniach.
V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať, sme tu pre vás, radi vám pomôžeme uspieť v oblasti verejného obstarávania!